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リノベーションプランナーには必須!タスク管理を上手くやるコツ

こんにちは!静岡県富士市に事務所を構え、静岡県をはじめとした関東各地で外壁塗装・屋根塗装工事や防水工事を手掛ける株式会社雅です。
弊社ではリノベーションプランナーの募集を行っております。
お客様の快適な暮らしを提案する力やセンスが問われる仕事ですが、同時にタスク管理の上手さも必要となってきます。
今回は、リノベーションプランナーにタスク管理が必須である理由と、タスク管理を上手くするコツについて解説いたします。

タスク管理が必須な理由


リノベーションプランナーとは文字通り、リノベーションの提案をする仕事です。
お客様から現在のお住まいに対する不満や希望、望むデザインなどをヒアリングしてプランニングしたり、着工後の進捗確認をしたりといった業務を行います。
複数のお客様を並行して対応することもあるため、依頼が重なって業務に追われることも少なくありません。
タスク管理ができていないと対応が追いつかず、お客様にご迷惑をかけてしまうでしょう。
お客様にご迷惑をかけることなく、質の高い提案を行うためにはタスク管理が必須なのです。

タスク管理を上手くやるコツ

1.タスクをできる限り具体化する

タスクを書き出して細分化し、できるだけ具体的なタスクに変えます。
例えば「顧客対応する」というタスクであれば「○時までに○○会社に●●の連絡をする」など時間や内容を細かく出すことで、期限までに何をすればいいのかがすぐ分かります。

2.タスクを「重要性」と「緊急性」に分ける

洗い出したタスクを「時間管理のマトリックス」に当てはめて管理する方法です。
縦軸を「重要性」、横軸を「緊急性」にした図にタスクを分類します。
縦軸の重要性を基準に考えると以下4つに分けられます。
・重要で緊急
・重要だが緊急ではない
・重要ではないが緊急
・重要でないし緊急でもない
これは、緊急で重要、緊急でないけど重要、など逆でもいえることですね。
真っ先に取り組むべきタスクは「重要-緊急」に分類されるタスクです。
締め切り直前のものやクレーム対応などが挙げられます。
面倒でも必ず優先的に取り組みましょう。

3.タスクに必要な情報も一緒に記載する

タスクを完了させるために必要な情報をタスクと一緒に記載することで、情報を探す時間を短縮できます。
ある会社に連絡をしなければならないのなら、タスクと一緒に電話番号を記載しておけば、電話機を操作して連絡先を探す手間が省けます。
情報を探す手間を省けば効率的に業務がこなせるため、すぐに次のタスクへ移れるでしょう。

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